Este proyecto abarca la digitalización, almacenamiento e indexación de más de 16 millones de documentos entre Actas de Nacimiento, Matrimonio y Defunción del Registro Civil Venezolano de los últimos 20 años (1990 – 2011) a objeto de poder brindarles a los ciudadanos un mejor y más rápido servicio al momento de solicitar copias o emisiones de esas actas, así como preservar, en formato digital, este importante acervo histórico del país.
Con un registro civil digitalizado, se disminuyen los riesgos asociados a la manipulación de archivos físicos: pérdida o deterioro de documentos, errores de clasificación, alteración de documentos y mal uso de la información contenida en los mismos. Además, se reducen las restricciones para la provisión de servicios a los usuarios por limitaciones geográficas respecto a la ubicación de los archivos físicos.
Todos los procesos y herramientas que forman parte de la solución propuesta para este proyecto están basados en el uso de las mejores prácticas en el manejo de imágenes y gestión documental, en todos los aspectos asociados con la seguridad, autenticidad y veracidad de la información.
Antecedentes
Con la entrada en vigencia en la República Bolivariana de Venezuela de la nueva Ley Orgánica de Registro Civil en el año 2009, el Consejo Nacional Electoral (CNE) ejerce la competencia exclusiva de la organización, dirección, actualización, funcionamiento, supervisión y formación del Registro Civil, por órgano de la Comisión de Registro Civil y Electoral (CRCE). En tal sentido, se fijó como objetivo la ejecución del proyecto de Automatización del Registro Civil Venezolano.
Aun cuando desde hace algunas décadas se viene trabajando en las tecnologías asociadas a la gestión documental y tratamiento de imágenes, es en los últimos 10 años cuando las instituciones públicas y privadas que trabajan con documentación histórica y acervo cultural cuentan con plataformas especializadas para realizar la captura, almacenamiento y gestión; garantizando el tratamiento adecuado de los documentos físicos y la seguridad de la información contenida en los mismos.
HiSoft ha diseñado un conjunto de herramientas y procesos que conforman un modelo de servicio, el cual incluye todas las actividades necesarias para garantizar el adecuado tratamiento al archivo histórico del Registro Civil venezolano, y la generación de la versión digital de este archivo, siguiendo altos estándares de seguridad, respetando y conservando la integridad de la información.
Alcance
• Procesamiento, digitalización, almacenamiento de imágenes e indexación de más de 16 millones de documentos entre Actas de Nacimiento, Matrimonio y Defunción del Registro Civil Venezolano, comprendidas entre los años 1990 – 2011, y distribuidas en aproximadamente 938 puntos en todo el territorio nacional.
• Creación de una base de datos centralizada de las actas registradas en las diferentes Oficinas y Unidades de Registro Civil.
• Diseño de la infraestructura tecnológica requerida para implementar posteriormente el sistema de consulta y manejo documental de la base de datos de actas digitalizadas.
• Seguridad en el traslado de los documentos, garantizando el cuidado y manejo del acervo histórico de la identidad de los ciudadanos de la República Bolivariana de Venezuela.
• Configuración de una bitácora de las actividades realizadas durante todo el proceso de digitalización, que permita el rastreo de la información desde la entrega del archivo físico en las diferentes Oficinas y Unidades del Registro Civil ubicadas en todo el territorio nacional, hasta su almacenamiento en la base de datos centralizada.
• Soporte técnico y operativo durante la ejecución del proyecto, tanto en las soluciones implantadas como en el proceso de captura y digitalización.
• Capacitación y gestión del personal operativo a nivel nacional, incluyendo un plan de transferencia tecnológica aplicable en cada una de las etapas del proyecto, que garantice la capacitación al personal del Consejo Nacional Electoral.
• Establecimiento de la infraestructura tecnológica y operativa a nivel nacional para el servicio de digitalización, incluyendo el diseño y la implementación de Centros de Digitalización especialmente adecuados para el proceso de digitalización.
• Uso de normas y estándares internacionales para el manejo y preservación del acervo histórico.
• Metodología de gestión para la ejecución integral del proyecto.